Следует помнить, что хранение архивных документов в течение определенного срока – одна из обязанностей любого российского учреждения или организации. В небольшой компании за это отвечает обычно секретарь или помощник руководителя, иногда – бухгалтер. В средних по размеру документооборота предприятиях может быть создано специальное подразделение.На нашем сайте архивное хранение документов онлайн.
Несмотря на широкое распространение электронных средств записи, до настоящего времени более надежного и экономичного, чем бумага, материала с такой же универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.
Вы удивлены? Готовы привести множество аргументов в пользу электронных носителей информации? Они, конечно же, есть: компактность, большая емкость, удобство доступа и др. Однако по действующим правилам архивного дела документ должен храниться на том носителе, на котором он был создан. Безусловно, по мере перехода на электронный документооборот, который набирает темпы в современных офисах, количество бумажных архивных материалов будет сокращаться, но в обозримом будущем бумажные архивы останутся неотъемлемой частью каждого офиса.
Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые документы. Нарушение определенных законодательством сроков их хранения может привести к штрафным санкциям и обернуться сложностями с получением необходимых для дальнейшей деятельности предприятия сведений или каких-либо личных данных сотрудников. Поэтому при создании архива предприятия или учреждения необходимо знать, что: срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства; все документы в архиве следует хранить согласно номенклатуре дел; дело – это прошитая папка с оригиналами документов и указанием ее названия, номера и срока хранения.